Von der Cloud in Ihr Buchungssystem

Von der Cloud in Ihr Buchungssystem

Ob Videokonferenzen oder die Vorführung von Präsentationen bis hin zur gemeinsamen Arbeit an Dokumenten und Weitergabe enormer Datenmengen: All das funktioniert über die Cloud. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Dokumente aus Ihrer Cloud auch in Freizeitplan, Scooterplan oder inbooma nutzen können.

Was versteht man eigentlich unter „Cloud“ bzw. dem Cloud Computing“? Unter Cloud Computing (deutsch etwa: Rechnen in der Wolke) versteht man das Speichern von Daten in einem entfernten Rechenzentrum , aber auch die Ausführung von Programmen, die nicht auf dem lokalen Rechner installiert sind, sondern eben in der metaphorischen Wolke (engl. „cloud“). (Quelle: wikipedia.org)

Für fast jeden Bereich des täglichen Lebens gibt es mittlerweile einen Cloud-Service, der Ihnen hilft – beispielsweise Team Viewer für Ihre Online-Meetings, Videotelefonie per Skype und den eigenen Bilderpool per Dropbox verwalten.

Zu den meistgenutzten Cloud-Diensten zählt Dropbox, ein Internetdienst, bei dem Sie Ihre Dateien hinterlegen können und über jeden Internetzugang Zugriff darauf haben. Auf einem mobilen Gerät ist ein Datei Upload meist umständlich oder unmöglich, nun können Sie Ihre Dateien direkt aus Ihrem Dropbox Konto in den E-Mail Anhang laden.

Einrichtung der Verbindung zwischen dem Buchungssystem und Dropbox.com

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Um diese Funktion erfolgreich nutzen zu können, benötigen Sie natürlich einen Konto beim Cloud-Dienst Dropbox. Wenn Sie bereits ein Konto haben, erlauben Sie der Planquadrat Applikation nach dem Login den Zugriff auf Ihre Dropbox. Sollten Sie noch kein Dropbox-Konto haben, können Sie sich an dieser Stelle zunächst ein Konto einrichten und anschließend die Verknüpfung mit der Applikation herstellen.

Sobald Sie dem Zugriff auf Ihre Dropbox Inhalte zugestimmt haben, sind Ihr Buchungssystem und Dropbox Konto miteinander verbunden. Im Reiter „Cloud Dienste“ wird Ihnen angezeigt, mit welchem Konto Sie verbunden sind. Aufgrund dieser Verbindung haben Sie jetzt die Möglichkeit, Anhänge im pdf-Format für Ihre E-Mail direkt aus Ihrer Dropbox zu laden, ohne Sie auf Ihrem lokalen Rechner zwischen zu speichern.

Verwendung der Inhalte aus Dropbox.com als E-Mail Anhänge

Die Verbindung zwischen Ihrem Buchungssystem und Dropbox-Konto ist eingerichtet und Sie können Beschreibungen Ihrer Ferienwohnung oder E-Bike Tour schnell und einfach an Ihre Kunden senden.

Hinzufügen Anhang aus Dropbox

Hinzufügen Anhang aus Dropbox

So geht es:

Unter dem Menüpunkt „Verwaltung“ > „Kunden“ wählt man zunächst einen Kunden aus und kann anschließend über den Reiter „Nachrichten“ eine Nachricht verfassen. Zunächst öffnet sich das E-Mailfenster, in  welchem man den Text einträgt. Durch die Verknüpfung  Ihrer Dropbox mit Ihrem Konto,  erscheint ein zusätzlicher Button mit „Hinzufügen Anhang aus Dropbox“. Bitte klicken Sie auf „Hinzufügen Anhang aus Dropbox“ um Zugriff auf Ihre Dropbox Dateien zu erhalten. Es öffnet sich eine Ansicht mit einer Auflistung der verfügbaren Dateien. Durch klicken auf das Anhangsymbol oder auf den Namen wird Ihre Datei, die im pdf-Format sein muss, dem Anhang hinzugefügt und ist zum Versenden bereit.

Den ausführlichen Leitfaden zum Cloud-Dienst können Sie noch einmal hier nachlesen.

Probieren Sie es einfach aus! Wir freuen uns auf Ihre Blog-Kommentare.

(Foto: giografiche  / pixabay.com)

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