Sie haben die Wahl, Ihren Kunden entweder direkte Buchungen (=Reservierungen) zu ermöglichen, oder Buchungs-Anfragen zu stellen. Die Einstellung dazu befindet sich unter Konfiguration > Einstellungen > Reservierung
Prozess-Beschreibung der beiden Buchungsvarianten:
Buchung
Diese Funktion erzeugt sofort eine feste Buchung im System, die nicht noch mal bestätigt werden muss.
Schritt 1 Buchung im Frontend
Bei einer abgeschlossenen Buchung im Frontend erhält der Kunde sofort eine Buchungsbestätigung, diese besteht aus den Textvorlagen „E-Mail: Reservierungsbestätigung Einleitung“, „E-Mail: Reservierungsbestätigung Abschluß“ und der Vorlage für das optionale PDF „PDF: Reservierungsbestätigungstext“. Sie erhalten ein gesondertes Exemplar an Ihre in den Kontaktdaten hinterlegte E-Mail Adresse.
Optional können Sie dem Kunden einen Link zur Bestätigung seiner Buchung senden. Nach dem Klick auf diesen Link wird die Buchung als „bestätigt“ im System geführt. Buchungen, die nicht in der vorgegebenen Zeit bestätigt werden, sehen Sie auf der Startseite.
Anfrage
Diese Funktion kann nicht mit aktiven Zahlungsoptionen kombiniert werden. In diesem Fall werden immer Buchungen erzeugt.
Diese Funktion dient dazu über das Frontend keine feste Buchung, sondern eine zu bestätigende Anfrage zu senden. Diese Buchungsanfrage blockiert auch im Status „angefragt“ bereits den Zeitraum.
Für diese Funktion gibt es einen Workflow, den eine Reservierung von der Anfrage im Frontend bis zu einer fertigen Buchung durchläuft.
Eine Buchung über das Backend gilt sofort als feste Buchung. Über den Button „Online-Anfrage bestätigen“ kann man aber auch hier die Reservierung in den Status „bestätigt“ versetzen und der Kunde erhält die Mail mit der Aufforderung der Bestätigung über den Link.
Schritt 1 Anfrage im Frontend
Wenn ein Kunde im Frontend bucht, bekommt er nach Fertigstellung der Buchung nicht die E-Mail mit dem Buchungsbestätigungs-PDF, sondern erhält eine Mail die lediglich die Textvorlage „E-Mail: Anfrage im Frontend“ enthält (die vom Backendnutzer erstellt werden kann.)
Schritt 2 Prüfung der Anfrage
Der Backendnutzer prüft im Backend die Anfrage und hat dann zwei Möglichkeiten:
1. Reservierung stornieren -> Die Textvorlage „E-Mail: Anfrage storniert“ wird an den Kunden versendet.
2. „Online-Anfrage bestätigen“ -> Die Textvorlage „E-Mail: Bestätigung Anfrage im Frontend“ wird an den Kunden versendet. Diese sollte in jedem Fall den Bestätigungslink erhalten, damit der Kunde eine Rückbestätigung des Angebots vornehmen kann.
Schritt 3 Kunde bestätigt das Angebot
Der Kunde klickt auf den Link in der E-Mail, um das Angebot zu bestätigen. Daraufhin erhält der Kunde seine Buchungsbestätigung. Diese wird ebenfalls an die im Backend eingerichtete Kontaktemailadresse versendet.
Die Buchung erhält nun den Status „gebucht“.
Schritt 4 Stornierung der Buchung
a) Kunde zahlt nicht rechtzeitig oder andere Gründe für eine Stornierung der Buchung liegen vor, deshalb wird die Buchung storniert. -> Der Kunde erhält eine Mail mit der Textvorlage „E-Mail: Stornierung Reservierung“.
b) Der Stornierungslink im Backend wurde aktiviert und der Kunde storniert rechtzeitig über diesen Link. -> Der Kunde erhält eine Mail mit der Textvorlage „E-Mail: Kunde storniert“.